Select Page

#2 Kunskapstips Excel och Office TIPS

Tips för dig som vill bli effektivare och få mer gjort vid datorn.

7 e-post vanor att sluta med direkt

Uppfattas du ibland som slarvig, rörig och opålitlig?

Ja, kanske, utan att du känner till det. Hur du skickar, tar emot och hanterar din e-post säger nämligen en hel del om vem du är på jobbet.

Många skickar e-post utan att tänka igenom vad de skrivit. De gör dumma misstag och arbetar på ett sätt som sänker deras produktivitet.

Vill du undvika att dina e-postvanor svärtar ner ditt rykte hos medarbetare, chefer och kunder? Upptäck sju vanliga e-post-fadäser du kan sluta med direkt!

1. Du skräpar ner andras inkorgar.

Många meddelanden är helt överflödiga och stjäl bara andras tid. Använder du t ex ofta CC och “Svara alla”-knappen? Är dina meddelanden otydliga utan ett klart syfte?

Innan du skickar nästa meddelande, fråga dig själv om meddelandet verkligen är viktigt för mottagaren och vad du förväntar dig för respons. Om meddelandet endast är för den andres kännedom, skriv det, t ex “För kännedom. Ingen åtgärd nödvändig. ”

2. Dina ämnesrader är vaga eller missvisande.

Har du någonsin spenderat lång tid på att leta efter mail? Det är enkelt om ämnesraden används som den är tänkt, annars kan det bli en riktig tidstjuv. “Möte” är inte tillräckligt specifikt. Många tar upp ett gammalt e-post och fortsätter diskussionen på den, trots att ämnet är ett helt annat.

Undvik förvirring och frustration genom att skriva en tydlig och specifik ämnesrad som hjäper mottagaren att förstå vad meddelandet handlar om utan öppna det. Förutom att mottagaren uppskattar det, hjälper det dig att organisera din e-post. Om innehållet i e-kedjan ändras, skriv om ämnesraden eller starta en ny kedja.

3. Ditt meddelande täcker flera ämnen.

En variant av ovanstående är att du tar upp flera ämnen i ett och samma meddelande. Många människor använder sin inbox som en att göra-lista. När de svarat på ett meddelande raderar de det.

Hjälp andra – och dig själv – att hålla inbox ren genom att skriva ett e-post per ämne.

4. Du börjar med att skriva mottagarens adress.

Många av oss skriver e-post uppifrån och ner – först mottagarens e-postadress, sedan ämnesraden och till sist innehållet. Du öppnar dig dock för potentiellt pinsamma, om inte katastrofala situationer. Kom åt fel tangent och du kan av misstag skicka e-postmeddelandet i förtid – med ofullständiga tankar och tvivelaktiga påståenden.

Genom att avsluta ditt skrivande med mottagarens e-postadress riskerar du inte sådana dumheter.

5. Dina meddelanden för inte samtalet snabbt framåt.

Meddelanden som “Vill du äta lunch idag?” saknar detaljer så det blir ett onödigt bollande fram och tillbaka.

Sträva istället efter snabba beslut med specifik information som ger tydliga alternativ, t ex “Ledig för lunch idag kl 12? Jag tänkte vi skulle kunna ses på NNN. Jag är också ledig kl 11.45 imorgon.” Detta meddelande uppmuntrar ett snabbt svar och sedan är frågan ur världen.

6. Du kommer inte till saken direkt.

Det är god sed att lyfta fram huvudpoängen i ditt meddelande i inledningen. Ingen vill söka igenom ett helt meddelande för att hitta slutsatsen.

Det är bättre att sätta åtgärdspunkterna överst. “Efter att ha undersökt våra handlingsalternativ, har jag kommit fram till att vi behöver köpa ett nytt IT-system. De huvudsakliga skälen är följande.” Detta sparar tid.

7. Du använder inte en signatur.

Din signatur berättar för mottagaren vem du är. Det är din introduktion.

Din signatur bör innehålla ditt namn, titel, organisationen du arbetar för, dina kontaktuppgifter och en webbplats som mottagaren kan klicka på för att få reda på mer om dig och ditt företag.

Lycka till med dina nya e-post-vanor!